SERVIÇOS DE ARQUIVO
Envolve as atividades de planejamento, organização, tratamento técnico, funções arquivísticas, bem como a gestão documental.
Conceito de Gestão de Documentos
Conforme a Lei de Arquivos, lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991, art. 3° considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Instrumentos de Gestão de Documentos
Códigos de Classificação de Documentos (CCD) e Tabelas de Temporalidades e Destinação de Documentos (TTDD)
ATIVIDADE-FIM
Referem-se às atividades de ensino, pesquisa, extensão e assistência estudantil. Para essas atividades, o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade foram instituídos por meio da Portaria AN nº 92, de 23 de setembro de 2011 e Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013 que determina o uso obrigatório nas IFES do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES.
Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-fim das IFES
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-fim das IFES
ATIVIDADE-MEIO
Referem-se às atividades que dão apoio à consecução das atividades-fim da instituição. Para essas atividades, a Portaria AN/MGI nº 174, de 23 de setembro de 2024, atualizou o Código de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativo às atividades-meio/suporte que devem ser utilizados pelos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal.
Sistema Informatizado
A Universidade Federal do Delta do Parnaíba-UFDPar optou por utilizar o sistema SIG. O processo de implantação do módulo protocolo (mesa virtual) ficou a cargo da PROTIC e da Comissão de Implantação do SIPAC-PROTOCOLO-UFDPar estabelecido pela portaria UFDPar n° 338 de 11 e junho de 2024.
A Resolução CONSUNI n° 103, de 6 de Novembro de 2024 intitui o Módulo Protocolo (mesa virtual) do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) como Sistema Oficial de Gestão de Documentos e Processos Eletrônicos da Universidades Federal do Delta do Parnaíba (UFDPar).
Para o cadastro de processo é necessário o uso da denominação do tipo de processo e a classificação CONARQ.
Acesse aqui a tabela com a denominação dos tipos de processos e a respectiva classificação.
Para cadastrar algum tipo de processo não listado na tabela, dirigir-se à Divisão de Protocolo e Arquivo - DPA ou contatar através do e-mail protocolo@ufdpar.edu.br